【動画で解説】Google workspaceとは｜“できること”や基本機能、料金プラン、使用前に知っておくべき注意点を解説

2025年6月6日 2025年5月31日

コロナ禍以降、リモートワークを導入する会社が増えて、社員同士で情報共有したり場所と時間を問わず作業できる環境づくりが重要になってきました。

そこで導入事例が増えているのが「Google Workspace」です。

そこで今回は、Google Workspaceの基本機能や料金プラン、使う時の注意点について詳しく解説します。

最近話題の生成AIとの関連性も紹介しますので、ぜひ最後までごらんください。

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1 Google Workspace導入はDX化の第一歩
2 Google Workspaceとは｜基本機能と“できること”
3 Google Workspaceの“すごいところ”とメリット
4 Google Workspaceの料金プラン比較｜無料版との違い
5 2025年からはGoogle Workspaceに生成AI“Gemini”が搭載
6 Google Workspaceのデメリットと注意点
7 まとめ

Google Workspace導入はDX化の第一歩

Google Workspaceは働く場所やデバイスを限定しないで作業できる便利なグループウェアで、官民問わず多くの企業や組織が「DX化」を目的に導入しています。

（参考：Google Workspace導入事例）

DXとはデジタルトランスフォーメーションの略で、デジタル技術を活かして企業の価値を高めるための取り組みを指し、ニュースなどで見かけることも増えていますよね。

ただし、DXを進めるためには以下の全てを並行して進める必要があります。

• 経営理念の見直し
• 社員などの意識改革
• 業務プロセスの見直し
• システムやネットワーク、ソフトウェアの構築
• 情報セキュリティ対策
• 外部人材の活用
• 社内の人材育成

（参考：経済産業省｜産業界のデジタルトランスフォーメーション（DX））

そのため、人材やコストが限られる中小企業では、なかなか進んでいないのが現状です。

ポイント

Google Workspaceは、DX化のハードルとなる「システムやネットワーク、ソフトウェアの構築」や「情報セキュリティ対策」、「外部人材の活用」を解決できるサービスとして注目されています。

また、それ以外にも業務効率アップやリモートワーク化におけるメリットがあるため、企業や組織への導入事例は少なくありません。

Google Workspaceとは｜基本機能と“できること”

Google Workspace とは、Google が提供するオンラインで使えるグループウェア※です。

※グループウェア：情報共有やコミュニケーション、作業をスムーズに進めるための連携しあうソフトウェア

2004年に一般公開されたGmail、2006年に無料版が発表された「Google Apps for Your Domain」、2016年公開の「G Suite」に続いて、2020年に発表されました。

Google workspaceの基本機能は主に14個あり、大きくに6つのカテゴリー分けられます。

• メールサービス
• 資料作成ツール
• スケジュール管理ツール
• データ保管サービス
• データ管理ツール
• セキュリティサービス

では、各サービスについて詳しく紹介します。

Gmail

Gmailとは、「.gmail.com」という独自ドメインでメールアドレスを簡単に作れるサービスです。

ログイン機能によるセキュリティや、迷惑メールやダイレクトメールなどを自動で分類する機能、重要なメールをラベリングできる機能など、ユーザーにとって便利な機能が充実しています。

また、数日返信しないと知らせてくれる機能もあるため、忙しい方にぴったりのメールアプリです。

Google Meet

Google Meetとは、Googleアカウントを持っている人同士でビデオ会議できるツールです。

無料プランと有料プランではそれぞれ参加できる人数の上限が変わります。

Google カレンダーに予定を取り入れて、会議時間になったらポップアップで知らせたり、カレンダーのリンクから直接会議に参加できたりも可能です。

Google Chat

Google Chatとは、ユーザー同士でチャットできる機能です。

複数の人数が参加するグループチャットと、個人同士で会話するチャットのどちらもできます。

会話をスレッドで分ける機能もあるため、仕事でプロジェクトごとにチャットを切り替えるなど、細かい管理が可能です。

Google カレンダー

Google カレンダーとは、カレンダー上でスケジュールを入力できることに加えて、予定を他の人やグループ内で共有できるツールです。

GmailやGoogle Meetなど他のアプリとも連携するため、オンライン会議やアポイントメントの管理をGoogle カレンダー集約できます。

Google ドキュメント

Google ドキュメントとは、Microsoft Word と同じような機能を持つ文書データ作成アプリです。

Word と同じように文字装飾したり校閲したりすることも可能です。

wordと最も異なるのは、編集権限を持つ他のユーザーと同時に作業できる点で、オンライン上で作成したファイルはwordやその他テキスト編集ソフトに変換することができます。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシートは、Microsoft Excel の機能を網羅した表計算ツールです。

Excelとの互換性がよく、1つのファイル内でシートを増やしてデータ管理することも可能です。

ただし、ExcelとGoogle スプレッドシートでは使用できる関数の種類が少々異なるので注意しましょう。

AIによって表内のデータを検索して、おすすめの表形式やグラフを自動で提案してくれる点も便利なポイントです。

Google スライド

Google スライドは、Microsoft PowerPoint のようにスライド形式のプレゼン資料を作成できるアプリです。

ドキュメントやスプレッドシートと同じように、離れた場所から複数の人が同時に編集・閲覧することもできます。

また、PowerPointのようにスライドのテンプレートも充実しているので、イチからデザインする必要がありません。

作成したファイルは、PowerPointだけではなくPDFや画像形式で書き出せるので、会議資料やレポートを作る場合も活用できます。

Google フォーム

Google フォームとは、オンラインアンケートフォームの作成と回答管理を簡単にできるツールです。

聞きたい項目に合わせてかなり細かくカスタマイズでき、回答者は回答内容をGmailに自動送信するように設定できます。

アンケートの結果データをワンクリックでスプレッドシートに出力できて、集計やグラフ作成が簡単な点も人気のポイントです。

また、Googleフォームには自動採点してそのスコアを通知する機能もあるため、オンラインテストとして利用されるケースも珍しくありません。

Google ドライブ

Google ドライブとは、Google Workspace内で作成した文書※や、写真・画像・音声データなどをクラウド保存できるサービスです。

※Google Workspace内で作成した文書：Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォームなど

保存したファイルはフォルダー分けできたり、それぞれアクセスや編集の権限を細かく設定できるため、セキュリティー面でも安心です。

また、オフラインでパソコンなどにデータ保存する場合とは異なり、場所やデバイスを問わずどこからでもアクセスできる点が最大の魅力と言えます。

Google サイト

Google サイトとは、簡易的なWebサイトを作成できるアプリです。

ポイントは、別途でレンタルサーバーと契約してドメインを用意する必要がない点です。

HTMLやCSSなどのコンピュータ言語を知らなくてもビジュアル的にサイトをデザインできます。

閲覧制限を設定できることから、社内の連絡サイトなどで利用するケースが増えています。

Google Keep

Google Keepは、オンライン上で簡単にメモを取れるアプリです。

忘れてはいけないことや思いついたアイデアを入力し、色分けしてラベリングしたりリマインダー設定できたりします。

また、他のユーザーにメモの内容を共有するのも簡単です。

そのため、アイデア帳やTo Doリスト、タスク管理として利用する方は少なくありません。

Google 管理コンソール

Google 管理コンソールは、管理者登録されたユーザーアカウントで、Workspaceの各アプリを管理するためのツールです。

ユーザーの追加や編集・閲覧権限などのセキュリティ設定ができるため、会社や組織で何人もの人がWorkspaceのアプリを使う場合に全体を把握することも可能になります。

Google エンドポイント

Google エンドポイントとは、組織のWorkspaceにアクセスするデバイス（パソコン・タブレット・スアートフォンなど）のデータを一見的に管理できるセキュリティツールです。

デバイスが万が一、紛失・盗難にあった場合は、すぐに画面ロックを遠隔で操作できます。

Google Vault

Google Vaultとは、組織のWorkspaceを利用するユーザーデータを管理・検索・出力するためのツールで、情報ガバナンス※と電子情報開示※が主な目的です。

※情報ガバナンス：IGとも呼ばれ、組織が保有する全情報を適切に統制して、その価値を向上したりリスクを軽減するための取り組み

※電子情報開示：送受信メールやチャットでのやり取りなど全ての電子データを訴訟において裁判所に提出しなくてはいけないルールで、アメリカの「ディスカバリー制度（eDiscovery）」と日本の「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」に基づく

万が一、組織の内外で不祥事やトラブルが発生した場合、Google Vaultを使うとGmailのフォルダーやGoogleドライブ、その他Workspace内のデータを横断して検索・データ出力できます。

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Google Workspaceの“すごいところ”とメリット

Google workspaceは仕事でもプライベートでも活用できる便利なツールとして、世界中で約20億人ものユーザーを有しています。

世界人口が約82億人なので、そのおよそ1/4の人がGoogle workspaceのサービスを利用している計算です。

ここまでGoogle workspaceのサービスが広まった背景には、6つのメリットがあります。

コストパフォーマンスがいい

Google workspaceは無料からでも使えて、安い有料プランでもほとんどのサービスを網羅しています。

そのため、同等のサービスを扱う他のグループウェアよりもコスパが高い点が魅力です。

ちなみに、Google workspaceと似た機能を持つMicrosoft 365は年額2万円以上、NI Collabo 360のライセンスタイプは10名までの利用者で5万円以上かかります。

離れた人と情報共有やコミュニケーションを取りやすい

Google Workspaceは、メールのやり取りやWEB会議、チャットなどを通じて離れた人とコミュニケーションを取りやすく、さらに各種ファイルの共有も簡単です。

また、Googleカレンダーを使えば、互いに今何をしているか簡単に確認できます。

互いに作業の進捗状況を把握しやすい

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどWorkspace内のファイル作成アプリは、全て複数の人同時閲覧・同時編集できます。

そのため、お互いに遠く離れた場所にいても、進捗状況を把握したり管理したりしやすい点がポイントです。

また、オンライン環境ではオンタイムで作業がこまめに自動保存されるため、ファイルが先祖返り※する心配もありません。

※先祖返り：ファイルデータやソフトウェアなどが古いバージョンに戻ってしまう現象

アプリが充実している

Gmailやドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォーム・Keepなどは、全てアプリでも操作できます。

そのため、デバイスから少ないアクションで作成済みファイルにアクセスできたり、資料を作成したりできるため、生産性や業務効率のアップにつながります。

もちろん、アプリ上でもオンラインであれば作業内容がこまめに自動保存されるので、複数の人が並行して作業することも可能です。

また、各アプリでオフラインアクセスを有効にすれば、Microsoftのツールなどで作業を継続することもできます。

ファイル検索機能が優れている

Gmailの送受信メールだけではなくGoogleドライブに保存されているファイルも、様々なアプローチで検索できます。

含まれているキーワードやファイル名での検索に加えて、共有先や更新時期などでの条件検索も可能です。

この機能を利用すれば「半年前に〇〇さんへ送ったメールの内容を確認したい」という時でもすぐに対応できます。

セキュリティ面での安全性が高い

Google Workspaceの有料プランにアップグレードすると、2段階認証システム※を使えて、不正アクセスのリスクを抑えられます。

※2段階認証システム：アカウントIDとパスワードの入力に加えて、メールなどに送信されるオンタイムパスワードや認証アプリが必要なセキュリティ対策

また、Googleはシングルサインオン※を採用しているため、安全性を確保しながらもアプリごとに何度もログインする必要がありません。

※シングルサインオン：一度のログインで複数のアプリなどにアクセスできるシステム

さらにGoogle エンドポイントを使えば、管理者がデバイスを統括管理して社内データへの外部アクセスを制御したり、デバイスそのものの紛失や盗難もすぐに察知したりすることもできます。

USBメモリーなどにデータ保存すると紛失のリスクがありますが、クラウド上でデータ保存するGoogle workspaceでしたら、そのような心配はありません。

そのため、Google Workspaceは多くの企業で社内業務ツールとして活用されています。

クラウドでの情報管理はハッキングなどの流出リスクが伴いますが、Google WorkspaceはISO27001※の認証を受けています。

※ISO27001：情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格で、情報漏洩やサイバー攻撃のリスク低減に対しての措置が講じられていることが認定の条件

Google Workspaceの料金プラン比較｜無料版との違い

Google workspaceは無料でも使えますが、有料プランにアップグレードするとさらに活用の幅が広がります。

有料版にアップグレードすると、主に以下のサービスを利用可能です。

• 独自ドメインの作成
• 24時間365日のサポート
• 大容量のクラウドストレージ
• メールの保証稼働率※99.9％以上
• セキュリティ機能の充実（2段階認証やシングルサインオン）
• アカウント管理機能の充実

※保証稼働率：一定期間にサービスを利用できなくなる時間（＝ダウンタイム）を除くサービス提供時間がを差し引き、サービスを提供していた時間の割合

Google workspaceの料金プランは中小規模の企業やグループ向けの「Businessプラン3グレード」と、大企業向けの「enterpriseプラン3グレード」、あと個人利用向けの「Individual プラン」があるので、使う人数やサービス内容を比較してベストなプランを選びましょう。
※幼稚園、小中高校、大学など高等教育機関、ホームスクールを対象としたGoogle Workspace for Education もあります。

プランごとの違いは、以下の点にあります。

・登録できるユーザーアカウント数の上限
• Google Meetに同時参加できる人数の上限
• 保存できるストレージデータ容量
• 使えないサービスの種類
• 搭載されているGeminiの種類

プラン	ユーザー数	料金（税別）	ストレージ容量	Google Meet （参加人数・時間）	使用できないサービス
Essentials Starter	10人以下	無料	15GB	100人 3人以上は1時間	・共有ドライブ・Meet 録画・Cloud Search ・Google Vault ・データ損失防止
Business Starter	300以下	¥800／月（ユーザーごと）	30GB／ユーザー	100人 24時間	・共有ドライブ・Meet 録画・Cloud Search ・Google Vault ・データ損失防止
Business Standard	300以下	¥1,600／月（ユーザーごと）	2TB／ユーザー	150人 24時間	・Google Vault ・データ損失防止
Business Plus	300以下	¥2,500／月（ユーザーごと）	5TB／ユーザー	500人 24時間	・データ損失防止
Enterprise Essentials	301以上無制限	¥1,130／月（ユーザーごと）	1TB	1000人 24時間	・Gmail ・Googleカレンダー・Cloud Search ・Google Vault ・データ損失防止
Enterprise Standard	301以上無制限	¥1,360／月（ユーザーごと）	5TB／ユーザー	1000人 24時間	ー
Enterprise Plus	301以上無制限	¥3,890／月（ユーザーごと）	5TB／ユーザー	1000人 24時間	ー
Individual （個人利用・小規模企業向き）	300以下	¥1,130／月	1TB	100人 24時間	・共有ドライブ・Meet 録画・Cloud Search ・Google Vault ・データ損失防止

※料金やサービス内容は今後変更になる可能性がありますので、随時最新情報をご確認ください。
※Enterprise版はサービス内容や代理店によって金額が異なります。（上記価格はソフトバンクの場合）

2025年からはGoogle Workspaceに生成AI“Gemini”が搭載

2025年1月に、Google Workspace は生成AIであるGeminiを全てのプランに標準搭載することを発表しました。

Business StarterにはGemini、Business Standard、Business Plus、EnterpriseプランにはGemini advanceが既に搭載されています。

これにより、Google Workspaceでは、様々な作業に生成AIのサポートを受けられるようになりました。

Business Starterプランだけ使えるAIサービスが限られるものの、それ以外のプランではAI技術を活用して色々なシーンで業務効率を高められます。

• すばやくメールを検索、要約、作成できる
• ビジネス文書を簡単に作成できる
• すばやくデータを表やグラフでまとめて分析情報を引き出せる
• AI 画像で効果的なプレゼンテーション資料を作成できる
• クラウドに保存されたファイルを簡単に検索、要約、分析できる
• 会議の要約や翻訳、メモを作成できる
• 過去のチャットから必要な情報を検索して、要約、翻訳できる

さらに、NotebookLM を利用できる点もポイントです。

NotebookLMとはGoogleが開発したAIリサーチアシスタントで、Workspaceの無料版でも一部のサービスを利用できます。

※NotebookLM については【動画で解説】GoogleのNotebookLMとは？基本的な使い方からplusプラン料金、Gemini・ChatGPTとの違い、活用事例まで徹底解説をごらんください。

さらに、有料ユーザー向けにAIによる動画制作サービス「Google Vids」や組織内の誰でもコードなしでアプリケーションを構築・拡張できる「Google AppSheet」というサービスもリリースされていて、今後のさらなるサービス拡大が楽しみです。

（参考：Google Vids、Google AppSheet）

ミライスタイルのホームページ制作・運用事例

Google Workspaceのデメリットと注意点

AIを活用して業務効率を高められるGoogle Workspaceですが、導入する前に知っておいていただきたいデメリットや注意点もあります。

初期設定に手間がかかる

個人利用の場合はあまり気になりませんが、組織や会社でたくさんの人が利用する場合（Business・Enterpriseプラン）の場合は、業務フローに合うように初期設定するまで時間がかかる可能性があります。

これはサービスが充実しているからこその弊害と言えます。

IT担当の部署がある場合は設定に手間取りませんが、その他業務の一部としてGoogle Workspaceの環境を整備する場合は、時間に余裕をもっておきましょう。

Googleに万が一のことがあったらデータがなくなる

Google Workspaceを業務に導入すると、ほぼ全ての作業が“Googleありき”になってしまいます。

そのため、かなりリスクは低いですが、万が一Googleがなくなると、別のクラウドサービスへ速やかにデータを移行しなくてはいけません。

また、サービス内容が今後変更される可能性は十分考えられます。

そのため、データの損失が心配な方は、万が一のためにデータ消失のリスクを防ぐためのデータバックアップ対策を備えておきましょう。

ユーザーごとに課金が必要

有料プランはユーザー数、つまりアプリを使う社員やスタッフの数で課金しなくてはいけません。

そのため、ユーザー数が増えるほど固定費が高くなるので注意しましょう。

ユーザー登録する前に、その他データクラウドサービスやソフトウェアの費用と比較するのもおすすめです。

簡易的なホームページしか作れない

Googleサイトは簡易的なホームページ作成サービスで、ワードプレスなどのようなレンタルサーバー機能はありません。

そのため、ホームページの細かい作り込みやアップロードをできない点には注意しましょう。

集客や企業イメージアップのためにホームページを作りたい場合は、GoogleWorkspaceとは別にレンタルサーバーを契約してドメインを取得する方法を検討する必要があります。

ポイント

ミライスタイルは、建築業界に特化したWEB運用会社です。

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